Données personnelles

Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 : Règlement relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données)

La présente information des données personnelles vise à informer les agents de la politique à laquelle s’astreint le CNOUS pour respecter leurs Données Personnelles.

Cette charte décrit les modalités de gestion des Données Personnelles concernant les agents, personnes physiques, obtenues lors de la consultation des informations sur le site DNA.lescrous.fr. Elle ne porte que sur les traitements dont Les Crous sont responsables.

Objet du traitement

Le dossier numérique agent est un portail internet permettant à l’agent d’accéder à ses données. Elles sont le résultat de la gestion des services de ressources humaines et de la paie du Crous de l’agent ou du Cnous.

Le dossier numérique agent est un outil de mise à disposition de documents respectant et garantissant la confidentialité des données de l’agent. Il permet à l’agent d’accéder de façon sécurisée à ses données et de télécharger ses documents. Il se matérialise par des dossiers à l’intérieur des quels sont insérés les documents relatifs à la rémunération, la carrière, la formation de l’agent.

Les informations proviennent de l’application de gestion de ressource humaine et de paie et sont remontées dans le dossier numérique de façon automatisée.

Documents relatifs à la rémunération

Les fiches de paie.

Documents relatifs à la formation

Synthèse des formations suivies par l’agent.

Actes relatifs au déroulement de carrière

Synthèse de carrière de l’agent.

Nature du traitement des données personnelles

Les traitements effectués sur les données sont de nature collecte et consultation.

Finalités : Le traitement a pour objet la mise à disposition des bulletins, de la synthèse de carrière et de formation de l’agent des Crous et du Cnous

Base légale : Ce traitement de données relève de l’intérêt légitime du responsable de traitement ou de l’exécution du contrat

Responsable du traitement

Les Crous représenté par la présidente du CNOUS Dominique Marchand

CNOUS – Centre national des œuvres universitaire et scolaire

60, bd du Lycée – CS30010

92170 Vanves

Données traitées

Catégories de données traitées :

– Identification de l’employé (état civil, identité, données d’identification de l’employé, données de vie professionnelles)

– Suivi de la carrière et de la formation de l’employé (carrière, formation)

Source de données : Ces informations sont issues de l’application de gestion de ressources humaines et de paie du réseau des Crous et du CNOUS.

Personnes Concernées : Le traitement de données concerne les personnes physiques employés dans un des 27 établissements du réseau des Crous.

Destinataires des Données Personnelles

Catégories de destinataires : Personnels et gestionnaires des services de ressources humaines des Crous et du Cnous.

Conservation des Données Personnelles

Les informations recueillies relatives à la traçabilité des accès sont conservées un an. Après cette date, les données collectées seront supprimées.

Les données sont conservées 5 ans après la fin de fonction de l’agent en base active puis supprimées.

Sécurité

En tant que responsable de traitements, le CNOUS met en œuvre des techniques et organisationnelles appropriés pour protéger les données personnelles en autre des tests de charges ont étés effectués et des audits de sécurité.

Vos droits sur les données vous concernant

L’agent dispose d’un droit général d’accès, de rectification de l’ensemble des données personnelles le concernant qui ont été collectées par le service des ressources humaines de son établissement. Ce droit d’accès s’effectue au travers de l’application DNA (dossier numérique agent qui permet de visualiser l’ensemble des données personnelles collectées.

Concernant le droit de rectification il s’exerce directement auprès du service des ressources humaines de l’établissement de l’agent.

L’agent dispose du droit d’opposition.

Il dispose aussi du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Exercer ses droits auprès du délégué à la protection des données personnelles

Les Crous et le Cnous ont désigné leur délégué régional à la protection des données.

Le Délégué à la protection des données du Crous reçoit les réclamations des agents concernés par les traitements pour lesquels il a été désigné et veille au respect du droit des agents. Il traite ces réclamations ou met en œuvre les procédures propres à assurer leur bon traitement.

Pour toute question relative au traitement des Données Personnelles, l’agent doit contacter le Délégué à la protection des données de son établissement (voir liste des délégués à la protection des données ou DPO@cnous.fr).

Les Données Personnelles qui vous seront communiquées dans le cadre de l’exercice de votre droit d’accès le seront à titre personnel et confidentiel. A ce titre, pour que votre demande d’accès soit prise en compte, vous devrez faire parvenir les éléments nécessaires à votre identification.

Engagement des Crous dans le traitement des données personnelles

Les Crous s’engagent à mettre tout en œuvre pour que les données personnelles de l’agent soient :

· obtenues et traitées loyalement et licitement

· collectées pour les finalités déterminées, légitimes et à limiter leur utilisation à ces finalités

· adéquates, pertinentes et non excessives par rapport à ces finalités

· accessibles et bénéficient d’un droit de rectification ou de suppression suite à une demande adressée par voie postale ou électronique au responsable du traitement précité

· conservées conformément aux finalités poursuivies. Les Crous s’engagent à mettre en œuvre les moyens nécessaires pour assurer la sécurité des données en vue d’empêcher qu’elles puissent être endommagées, modifiées, détruites ou communiquées à des tiers non autorisés.